DMS ist zugleich Work Flow Management Software

Viele Unternehmen, die erwägen ein DMS (eine Dokumenten Management Software) anzuschaffen, möchten damit primär ihr digitales Archiv, also die elektronische Ablage in den Griff bekommen und unternehmensweit digitale Akten zentral verfügbar stellen, beziehungsweise weniger Zeit mit der Suche nach Unterlagen verlieren. Ein DMS hat aber auch noch einen weitere interessante Funktion, die die Arbeitsvorgänge erleichtern und beschleunigen kann: gemeint ist das Workflow Management.

Wörtlich übersetzt bedeutet der Begriff „Workflow“ Arbeitsfluss, oder Arbeitsablauf. In vielen Unternehmen ist der Arbeitsablauf noch vom Dokumenten Management losgelöst. Die Koppelung beider Bereiche macht jedoch Sinn. Das digitale Workflow Management beinhaltet, dass quasi jedes Mal, nach eine erfolgten Bearbeitung ein (digitales) Dokument ein bisschen „weitertransportiert“ wird, und damit automatisch zum nächsten Mitarbeiter bzw. Sachbearbeiter gelangt. Die „Weitertransportierung“ erfolgt nach einem vorher im Unternehmensprozess festgelegten Arbeitsfluss. Übrigens ist Workflow-Management nicht nur im DMS anzutreffen, es wird z.B. auch in Projektmanagement-Software angeboten.

Bei Unternehmen, in denen sich viele Handlungen oftmals nach demselben Schema wiederholen und Dokumente dieselben Strecken ablegen und dieselben Mitarbeiter bzw. Abteilungen involviert sind, bietet sich eine WorkFlow Management Software an. Der kontinuierliche Strom von Dokumenten wird ohne Verzögerungen ermöglicht, Fehler werden reduziert und man kann auch jederzeit sehen, wo ein Vorgang stockt bzw. bei welchem Mitarbeiter sich gerade ein betreffendes Dokument in der Bearbeitung befindet.

Ein konkretes Beispiel – Einkauf

Ein Mitarbeiter, der etwas für das Unternehmen anschaffen möchte, schickt intern eine Anfrage zur Genehmigung des Angebots an den betreffenden Sach-/Projektbearbeiter, hierbei werden digital das Budget und die Besonderheiten des Angebots ausgefüllt. Der Budgetverantwortliche erhält automatisch über das DMS Meldung von diesem zu beurteilenden Angebot. Wenn der Budgetverantwortliche seine elektronische Zustimmung erteilt hat, wird das Dokument automatisch der Abteilung Einkauf vorgelegt, die beurteilt, ob das Produkt bzw. die Dienstleistung den vordefinierten Bedingungen entspricht. Falls dies nicht der Fall ist, wird das Dokument erneut dem Anfrager digital vorgelegt und sobald alle Bedingungen erfüllt sind, geht die Bestellung raus an den Lieferanten.

Freigabe von Rechnungen

Bei der Freigabe von Rechnungen hat sich der Einsatz eines DMS ebenfalls bewiesen. Ähnlich wie es beim Einkauf bei der Angebotsüberprüfung funktioniert, läuft auch die digitale Freigabe von elektronischen Rechnungen, die bei der Buchhaltung eintreffen, ab.

Workflow gibt es überall

Nicht nur beim Einkauf, und bei der Buchhaltung z. B. bei der Freigabe von Rechnungen, auch beim Posteingang, bei digitalen Personalakten, bei der Vertragsverwaltung und unter anderem im Qualitätsmanagement, überall reihen sich mehrere Arbeitsschritte aneinander, die alle ideal vom DMS unterstützt werden können. Das DMS ist also weit mehr als ein elektronisches Ablagesystem.

Die Plattform DMS-Software-Auswahl schickt Interessenten, die sich weiter in das Thema DMS einlesen möchten, gern ein individuelles Informationspaket zu; fordern Sie es ganz einfach online über die Plattform: http://www.dms-software-auswahl.de an.

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