Starke DMS: Module für effizientes Dokumentenmanagement

Bernhard Starke GmbHEffizientes Dokumentenmanagement ist für Unternehmen heute wichtiger denn je. Denn es spart Zeit und Kosten. Die Bernhard Starke GmbH in Kassel ist Spezialist für Dokumentenmanagement und bietet seinen Kunden innovative Module im Rahmen des Starke DMS an. Drei Module sind zurzeit sehr gefragt, da sie täglich relevante Arbeiten erleichtern: E-Mail-Management und digitales Empfangen und Senden von Rechnungen.

Revisionssichere Langfrist-Speicherung
Geschäftsprozesse können mit einer normalen EDV-Warenwirtschaft nicht umfänglich dargestellt werden. Zwar werden zum Beispiel Angebot, Bestellung und Lieferschein gespeichert, aber der dazugehörige E-Mail-Verkehr nicht. Dabei haben E-Mails – zum Beispiel zu Abstimmungen bezüglich Teillieferungen oder Preiskorrekturen – wegen der höheren Verbindlichkeit längst handschriftliche Telefonnotizen oder Faxe verdrängt. „Damit erfüllen sie die Kriterien für Handelsbriefe und müssen in der Ursprungsform, also als Datei, aufbewahrt werden“, erklären die Experten von Starke. Hier bietet Starke DMS ein technisch elegantes und bedienerfreundliches Modul, welches die Outlook-Briefkästen entlastet und revisionssichere Langfrist-Speicherung garantiert.

Elektronischer Rechnungsaustausch
Der Elektronische Rechnungsversand und – empfang ist durch den Wegfall der Pflicht zur digitalen Signatur stark vereinfacht worden. Daher sind jetzt auch Mittelständler in der Lage, dieses Verfahren kostengünstig einzusetzen. „Beim digitalen Rechnungsempfang werden die Prüfungsprozesse vom Eingang bis zur Zahlung ohne Medienbruch organisiert“, erläutern die Experten von Starke. Das Tüv-zertifizierte Starke DMS erfüllt alle Anforderungen des Gesetzgebers und sichert Unternehmen Vorteile des digitalen Rechnungsaustauschs bei Erzielung erheblicher Einsparungen. Das sind bis zu 80 Prozent.

Workflow-Management
Eine Wunderwaffe für durchgängige Rechnungseingangsprüfungen ist das sogenannte Workflow-Management. Im Rahmen des Beratungsprozesses werden Ziel und Wege des Dokumenten- und Arbeitsflusses gemeinsam von Unternehmen und ihrem Starke-Berater definiert. Erst dann modelliert der Berater die digitalisierte Form des Workflows. Diese wird bis zur Einsatzreife getestet, dokumentiert und danach werden die beteiligten Mitarbeiter geschult.

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