otris contract im neuen Gewand

otris software AGDie Vertragsmanagement-Software otris contract präsentiert sich in Version 3 mit neuen Funktionen und frischem Design. Die Oberfläche der gesamten Anwendung kann in zwei unterschiedlichen Farbschemata genutzt werden. Nach persönlicher Präferenz wählt der Nutzer zwischen einer dunklen, zurückhaltenden oder einer hellen, kontrastreichen Oberfläche.

Durch die Einrichtung eines individuellen Dashboards erhält der Benutzer, direkt nach der Anmeldung, einen kompakten Überblick über seine Vertragswelt. Die Listen und Diagrammen des Dashboards informieren über den Status aller relevanten Verträge, wie z.B: welche Verträge laufen demnächst aus, welche müssen verlängert werden und welche Fristen stehen unmittelbar an.

Aufteilung in drei Spalten sorgt für mehr Transparenz

Zusätzlich zum Dashboard sorgt die nun dreiteilige Oberfläche für mehr Transparenz: Neben der bekannten Baumstruktur und der Vertragsübersicht werden in einer weiteren Einheit Vertragsdetails bzw. Vertragsdokumente der ausgewählten Akte angezeigt. Alle wichtigsten Meta-Daten und Dokumente eines Vertrages werden somit auf einen Blick ersichtlich. Der Nutzer kann komfortabel und einfach innerhalb der Ordner navigieren und erhält unmittelbar einen ersten Überblick über die für ihn relevanten Informationen.

Neueste Technologie macht´s möglich

Durch den Einsatz modernster Technologien passt sich die Lösung nun noch besser der Arbeitsumgebung an. Egal, ob die Anwendung auf dem Desktop oder auf MobileDevices wie dem iPad betrachtet wird, das Responsive Design passt die Lösung entsprechend an. Darüber hinaus lassen sich die Spalten unkompliziert in ihrer Breite variieren.

Office- und Outlook-Integration

Direkt aus Outlook heraus können E-Mails – einzeln oder stapelweise – den jeweiligen Vertragsakten per Drag and Drop-Funktion einfach und schnell zugeordnet werden. Einzelne Bestandteile einer Mail, wie Betreff, Inhalt oder Empfänger werden in Feldern abgelegt und sind somit über die Suchfunktion jederzeit komfortabel auffindbar. Anhänge werden dem Vertrag in Form von Dokumenten zugefügt. Die Ablage der originären E-Mail-Datei sowie der Dokumente erfolgt revisionssicher in der Vertragsdatenbank. Die einzelnen E-Mails sind wie im Mailprogramm jederzeit einseh-, such- und sortierbar. Das Ergebnis: zentral verwaltete Vertragskorrespondenz ohne störende Medienbrüche.

Neue Vertragsakte

Noch aufgeräumter, dezent und zugleich informativ, gibt sich die neue Vertragsakte in otris contract 3. Rahmenverträge können in der Vertragsmanagement-Software nun noch dezidierter dargestellt werden. Durch die Definition „Rahmenvertrag“ werden die zugewiesenen Unterverträge in einem neuen Register zusammengefasst. Die Abhängigkeiten sind somit schnell und unmittelbar ersichtlich. Auch Erweiterungsmöglichkeiten im Management wie interne/externe Partner werden jetzt berücksichtigt. So können neben der vertragsschließenden Gesellschaft weitere interne Vertragspartner direkt in der Vertragsakte ausgewählt werden. Die sogenannten Intercompany-Agreements finden sich sowohl bei den beteiligten Gesellschaften als auch in den Auswertungen wieder.

Ad-Hoc Berichte einzelner Verträge, die per Knopfdruck als Excel-Datei oder PDF-Datei exportiert werden können, liefern einen schnellen Überblick. Neben neuen Diagrammen besteht nun die Möglichkeit interaktiv exakte Einzelwerte von Diagrammflächen abzufragen.

Erweitertes Fristenmanagement

Das Fristenmanagement ist in der neuen Version 3 nicht mehr an Verträge gebunden. Fristen können nun für alle Akten-Typen genutzt werden. So kann der Nutzer z.B. eine Frist im Zusammenhang mit Vertragspartnern oder Zahlungsreihen setzen. Die Erneuerung einer Lieferantenauskunft oder aber Überprüfung eines ausstehenden Zahlungseinganges geraten durch die Erinnerungsfunktion nicht mehr in Vergessenheit.

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