Iron Mountain und Hyland schließen Partnerschaft zur Automatisierung der Dokumentenaufbewahrung und Verbesserung der Compliance

Anbindung der Policy-Center-Lösung von Iron Mountain® an OnBase von Hyland ermöglicht neue Funktionen zur automatischen Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumenten-Repositories.

Hyland Software Germany GmbHIron Mountain Incorporated, ein weltweit führende Anbieter von Speicher- und Informationsmanagement-Services, und Hyland, ein führender Anbieter von Content Services für Unternehmen weltweit, geben neue Funktionen für ein verbessertes Management von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente und Informationen bekannt, die in der Enterprise-Information-Plattform OnBase von Hyland gespeichert werden.

Die neue Lösung Governance Rules as a Service (GRaaS) integriert die cloudbasierte Richtlinienverwaltung der Lösung Policy Center in OnBase, vergleicht Aufzeichnungsklassen mit Dokumenttypen und ergänzt entsprechende Aufbewahrungsregeln in OnBase mit einem einzigen Klick. Die Lösung automatisiert die Anwendung von Richtlinien und deren Einhaltung.

Das Management von Risiken und Compliance kann ein anspruchsvoller und manuell aufwendiger Prozess sein, da sowohl für physische als auch für digitale Aufzeichnungen gesetzlich verbindliche Aufbewahrungsregeln gelten. Die unbefristete Aufbewahrung von Daten ist nicht mehr zulässig, da Unternehmen mittlerweile wegen der Nichteinhaltung von Datenschutzbestimmungen, wie der europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem California Consumer Privacy Act, mit Geldbußen belegt werden können. Nach Angaben des Europäischen Datenschutzbeauftragten gab es seit Durchsetzung der Datenschutz-Grundverordnung rund 90.000 gesonderte Meldungen zu Datenschutzverletzungen. Mit den steigenden Anforderungen an die Einhaltung der Bestimmungen seitens der Unternehmen steigt auch die Herausforderung, mit den Regelungen und den diesbezüglichen Änderungen Schritt zu halten.

Dank der Verbindung aus Policy Center von Iron Mountain und OnBase können Unternehmen darauf vertrauen, dass die jeweils geltenden Vorschriften automatisch auf ihre wachsenden Informationsbestände angewandt werden.

„Wir wissen aus der Zusammenarbeit mit unseren Kunden, dass Information Governance und Aufbewahrungsrichtlinien ständiger Aufmerksamkeit bedürfen, damit die Einhaltung der Vorschriften gewährleistet ist“, sagte Raymond Aschenbach, Senior Vice President, Global Digital Sales & Operations bei Iron Mountain. „Die Automatisierung der Richtlinienanwendung trägt dazu bei, die gesetzlichen Aufbewahrungspflichten verlässlich sicherzustellen und die damit verbundenen Kosten und Risiken zu senken, da manuelle Eingriffe entfallen. Die Vorschriften zur Aufbewahrung von Dokumenten im Iron Mountain Policy Center werden gestützt von fundierten Recherchen unseres internationalen Netzwerks von Anwaltskanzleien und stets an den geltenden Stand angepasst.“

„Die neue GRaaS-Lösung ist eine Antwort auf den hohen rechtlichen und manuellen Aufwand, der ansonsten mit dem Verständnis und der Anwendung von Aufbewahrungsrichtlinien für Dokumente und Daten verbunden ist. Die Lösung bietet den Kunden einen sofortigen Mehrwert. Unternehmen können von manuellen und zeitaufwendigen Prozessen, die menschlichen Fehlern unterliegen, zu einem modernen, automatisierten System übergehen, das die Compliance und Geschwindigkeit erhöht“, so John Phelan, Executive Vice President und Chief Product Officer bei Hyland. „Mit einer End-to-End-Lösung, die die Zusammenführung aller relevanten Richtlinien und Updates einerseits und die Umsetzung des Aufbewahrungszeitplans von Dokumenten andererseits umfasst, verschaffen Hyland und Iron Mountain ihren Kunden Sicherheit und Gewissheit.“

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