M-Files Dokumentenmanagement auch in Industrie und Mittelstand erfolgreich

fido GmbH & Co. KGIndustrie 4.0 und die Digitalisierung sind auch in kleineren Unternehmen angekommen. Um die Produktivität gerade auch in KMUs zu steigern, bedarf es einer modernen Betrachtungsweise für innerbetriebliche Prozesse. Die zunehmende Datenflut zwingt nun auch Mittelständler zu einer Umstrukturierung interner Datenund Dokumentenverarbeitung.

Diese Chancen der Digitalisierung sah auch die CNC-Fertigung Glöckler KG als ein mittelständischer Industriebetrieb und suchte nach Möglichkeiten zur Handhabung der wachsenden Datenflut. Primäres Anliegen war eine Lösung die sämtliche Unternehmensdokumente wie Personal-,Versicherungsdokumente, Zeichnungen, Dokumente aus dem Qualitätsbereich und Eingangsrechnungen strukturiert und automatisiert verarbeitet, verwaltet und für jeden Mitarbeiter schnell auffindbar macht.

„Die räumlichen Barrieren zwischen den Abteilungen machen einen Austausch relevanter Daten und Dokumenten ineffizient. Es entsteht ein hoher Zeitaufwand bezüglich der Kommunikation untereinander aber auch für die Suche nach den benötigten Unterlagen. So können Missverständnisse entstehen, was den täglichen Geschäftsprozess erheblich beeinträchtigt“. So Alexander Glöckler der CNC Fertigung Glöckler KG.

Um zusätzlich die hohen Auflagen gesetzlicher Richtlinien zu erfüllen, musste die Software GoBD zertifiziert sein und über ein Berechtigungsmanagement verfügen, was den internen Zugriff auf Dokumente einschränkt.

M-Files als Lösung

Die Einführung eines Enterprise Content Management Systems vereinfacht die innerbetrieblichen Prozesse und Workflows.

Mit M-Files werden alle Dokumente digital archiviert, mit den richtigen Metadaten versehen, darüber hinaus können Dokumente nach deren Inhalten gesucht und gefunden werden. Ergebnis ist die Steigerung der Effizienz, Prozessflüsse und eine schnelle Auffindbarkeit der benötigten Dokumente.

Einfach bedienbar

„Wir wollten eine Dokumentenmanagement Software die vollständig in Office Integriert ist und schnell zu einer vollen Akzeptanz bei den Mitarbeitern führt. Da die Nutzung von MFiles keine fundierten IT-Kenntnisse voraussetzt, kann jeder ordnungsgemäß damit arbeiten, denn nur dann macht diese Investition auch Sinn“, so Glöckler. Diese Anforderungen sah Glöckler in dem Dokumentenmanagement System M-Files bestätigt.

Innerhalb weniger Wochen integriert

Die Installation und Integration der M-Files Software verlief reibungslos. Essentiell hierfür ist eine vollständige Einbindung vorhandener Prozesse. M-Files wird nun wie folgt eingesetzt:

  • Lieferscheine werden direkt gescannt und digital archiviert, Workflows werden dokumentenbezogen definiert
  • Interne und externe Kommunikation wird gefördert, Dokumente stehen abteilungsübergreifend
    digital zur Verfügung.

fido Business Solutions

fido bietet Lösungen zur Digitalisierung im Businessbereich. Wir beraten Sie rund um Dokumentenmanagement, EnterpriseContent Management und digitale Archivierung. Vom Scannen, Erfassen, Klassifizieren bis zur automatisierten Übergabe und Archivierung bieten wir Ihnen Software und Systeme, die Ihre Dokumentenprozesse vereinfachen.

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