GoBD 2015: Die strengeren Buchführungsregeln meistern

docuvita solutions GmbHAm 01.01.2015 haben die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) die bisher geltenden GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen) und die GoBS (Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme) abgelöst.

Seit dem 1. Juli 2011 sind in Deutschland gemäß Steuervereinfachungsgesetz elektronische Rechnungen und klassische Papierrechnungen gleichgestellt. Mit den GoBD 2015 hat die Bundesregierung diese Regelungen nun nochmals konkretisiert und verschärft und so die GDPdU und GoBS abgelöst. Für die Unternehmen bedeutet dies: Der Aufbewahrung digitaler Unterlagen ist besonderer Augenmerk zu widmen. Gleichzeitig eröffnen sich allerdings auch Möglichkeiten Geschäftsprozesse einfacher und effizienter zu gestalten.

Um eine revisionssichere Speicherung von aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen in elektronischen Archivsystemen zu gewährleisten, sind in Deutschland vor allem folgende Gesetze und Regelungen zu berücksichtigen:

  • Handelsgesetzbuch (§§ 239, 257 HGB)
  • Abgabenordnung (§§ 146, 147 AO)
  • Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)

Hieraus leiten sich eine Reihe von Anforderungen ab, die auch in einer Verfahrensdokumentation Niederschlag finden sollten, wie z. B.: Vollständigkeit, Sicherheit des Gesamtverfahrens, Schutz vor Veränderung und Verfälschung, Schutz vor Verlust, Nutzung nur durch Berechtigte, Einhaltung von Aufbewahrungsfristen, Nachvollziehbarkeit, sowie die Prüfbarkeit.

Eine Möglichkeit diese Anforderungen zu erfüllen ist der Einsatz eines sog. Dokumentenmanagementsystems – kurz DMS, wie es beispielsweise von der in Thierhaupten ansässigen docuvita solutions GmbH angeboten wird. Geschäftsführer Gerd Schäffer erläutert: „Neben der Erfüllung der Pflichtaufgaben bieten solche DMS-Systeme Unternehmen aber auch großes Potenzial: Durch die Reduzierung von Such- und Recherchezeiten steigt die Produktivität merklich an. Außerdem können bisher papiergebundene Geschäftsprozesse nun in digitaler Form standardisiert werden. Die Verlässlichkeit der Abläufe wird so erhöht, Zeiten für Weitergabe und Vervielfältigung entfallen und alle Bearbeitungsschritte können lückenlos nachvollzogen werden. Mit der zunehmenden Verwendung von elektronischen Rechnungen werden sich in Zukunft auch viele Buchungs- und Ablageprozesse vollständig automatisieren lassen.“

Weitere Informationen finden sich auch auf der Homepage der AWV Arbeitsgemeinschaft für wirtschaftliche Verwaltung e. V.

 GRATIS DMS-Software Infos anfordern!