DMS Software Glossar

Active Directory

Active Directory ist ein Benutzerverwaltungssystem von Microsoft. Eine anderes Benutzerverwaltungssystem ist z.B. LDAP (siehe dort).

AIS

AIS ist die Abkürzung für “Archive Information System”; damit wird Software angedeutet, mit der die langfristige revisisonssichere Archivierung von Dokumenten ausgeführt werden kann.

Basel II

Mit dem Begriff “Basel II” wird die Neuregelung des Bankenaufsichtsrechts aus dem Jahre 2006 angedeutet. Basel II ist eine Eigenkapitalvorschrift für Kreditinstitute. Basel II wirkt sich auch auf mittelständische Unternehmen aus, da es Anforderungen an die Vergabe von Bankkrediten  stellt. In diesem Zusammenhang ist die elektronische Erfassung und Speicherung von Unternehmensdaten relevant. Basel I wurde übrigens 1988 aufgestellt.

Boolesche Operatoren

Der Begriff “Boolesche Operatoren” ist nach einem englischen Mathematiker des 19. Jahrhunderts benannt (George Boole). Mit dem Begriff deutet man logische Verknüfungen (z.B. “und”, “oder”,”nicht” etc.) bei Suchfunktionen an. Andere Suchfunktionen sind z.B. Trunkierung oder Wildcards.

COM-Verfahren

COM ist die Abkürzung von: Computer Output on Microfilm und bedeutet, dass die gespeicherten (archivierten) Daten aus dem Computer unmittelbar auf Mikrofilm übertragen werden.

Data-Warehousing

Dieser Begriff stammt aus dem Englischen. Die wörtliche Übersetzung lautet: Datenlagerung (Data-Warehouse heißt Datenlager); solch eine Datenlagerung dient als langfristige zentrale Sammelstelle elektronischer Daten, die aus unterschiedlichen Datenquellen stammen, die eventuell zur Datenanalyse oder auch als Basis für Unternehmensentscheidungen dienen.

Datenzugriffrecht

Das sogenannte Datenzugriffsrecht verleiht der Finanzverwaltung  seit dem 1.1.2002 das Recht, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellte Buchführung eines Steuerpflichtigen durch Datenzugriff zu prüfen.

Dokumente

Im Dokumentenmanagement unterscheidet man drei Dokumentenarten: Zum einen sogenannte Originaldokumente, das sind Dokumente über die das Unternehmen bzw. die Organisation in Papierform verfügt; z.B. Korrespondenz oder Verträge. Die zweite Dokumentenart umfasst halbelektronische Dokumente, das sind Dokumente in Papierfom, die elektronisch erlangt wurden; z.B. Faxe und eingescannte Dokumente. Bei der dritten Dokumentenart handelt es sich um elektronische Dokumente, also Dokumente, die auf dem elektronischen Weg erlangt wurden, wie z.B. E-Mails und Textdateien.

Dokumentenversionierung

Dokumentenversionierung bedeutet, dass die verschiedenen Versionen eines Dokuments gespeichert werden und somit das Zustandekommen der aktuellen Version rückverfolgbar ist. Dies kann z.B. bei der Überarbeitung von Verträgen oder Qualitätshandbüchern hilfreich sein.

DOMEA-Konzept

DOMEA steht für Dokumentenmanagement und elektronische Archivierung im IT-gestützen Geschäftsgang. Dieses Konzept wurde für den Einsatz in der öffenlichen Verwaltung entwickelt. Das Konzept enthält behördenspezifische Anforderungen. Der gesamte Lebenszyklus eines elektronischen Dokuments bis zum staatlichen Archiv wird definiert. DMS-Software, die gemäß DOMEA aufgebaut ist, kann auf Antrag von KBSt. zertifiziert werden.

EA

EA ist die Abkürzung von “ Elektronisches Archiv” (siehe dort).

ECM

Die Abkürzung ECM steht für den englischen Begriff: “Enterprise Content Management”. Übersetzt bedeutet der Begriff : Unternehmens-Inhaltemanagement. Es handelt sich beim ECM nicht um eine Software, sondern um einen Überbegriff zum folgenden Begriffsfeld: Dokumentenmanagement, Archivierung und WorkFlow-Management. Mithilfe eines ECM kann der Prozessablauf (Business Process Management) innerhalb eines Unternehmens festgelegt werden. Eine DMS-Software(Dokumenten Management System-Software) ist eine Software, die zur Gestaltung und Ausführung eines Enterprise Content Managements dient.

EIM

EIM ist die Abkürzung für den englischen Begriff “Enterprise Information Management” und übersetzt heißt es: Unternehmens-Informationsmanagement.

Elektronisches Archiv

Hierunter versteht man die langfristige Aufbewahrung von Dokumenten, die nicht (mehr) veränderbar sind, in elektronischer Form.

Full Journaling

“Full Journaling” ist ein englischer Ausdruck, der wörtlich so viel wie “vollständige Tagesübersicht” bedeutet. Der Begriff beschreibt eine Methode zur Datensicherung, das heißt eigentlich zur Rekonstruktion von Daten, wenn sich ein Ausfall ereignet (siehe auch Rollback recovery).

GDPdU

Die Abkürzung GDPdU steht für : Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Die “Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen” wurden am 16.7.2001 veröffentlicht und legen die Anwendungsregelungen zur Umsetzung des Datenzugriffsrechts fest. Diese neuen Regeln zum Datenzugriffsrecht sind am 1.1.2002 in Kraft getreten. Die neue Gesetzgebung verknüpft steuerliches Verfahrensrecht und Informationstechnik (siehe auch GOBS und SOX).

GOBS

GOBS ist die Abkürzung des Gesetztitels: Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützer Buchführungssysteme, dieses  Bundesgesetz ist seit Jan.2002 in Kraft und richtet sich an die entsprechenden Softwarehersteller. Diese erhalten ein Testat, dass ihr Programm dem Prüfstandard IDW PS 880 entspricht, wenn ihre Software den Anforderungen, die an eine Buchführunsgssoftware gestellt werden, entspricht.

Knowledge-Management

Der Ausdruck Knowledge Management stammt aus dem Englischen und bedeutet “Wissensmanagement”. Es beschreibt die Art und Wesie, wie man in einem Unternehmen bzw. in einer Organisation mit dem gesamten vorhandenen internen und externen Wissen umgeht. Das Wissen eines Unternehmens stellt einen wertvollen Produktionsfaktor dar, den es gilt optimal verfügbar zu haben und einzusetzen.

LDAP

Die Abkürzung LDAP steht für “Lightweight Directory Acces Protocol” und bedeutet übersetzt: “Einfaches (wörtlich “Leichtgewicht”) Directory Zugangs Protokoll”, gemeint sind Directory-basierte Verwaltungssysteme.

Metadaten

Die Vorsilbe “Meta” kommt aus dem Griechischen und deutet “über”, ”oberhalb”oder “außerhalb” an.
Der Ausdruck “Metadaten” wird für Daten verwendet, die über den Daten stehen. Gemeint sind “Daten über Daten”. Mithilfe dieser “Daten über Daten” können Daten, die innerhalb von Datenbanken strukturiert wurden, gefunden werden.  Im Bibliotheekwesen z.B. hat die Verwendung von Metadaten eine nicht mehr wegzudenkende lange Tradition.

Metainformationen

Metainformationen ist ein Synonym für Metadaten (siehe Metadaten).

OAIS

OAIS ist die Abkürzung des englischen Begriffs : “Open Archival Information System”, der soviel bedeutet wie, “offenes Archivinformationssystem”;  dieses Archivierungssystem ist unter ISO 14721 registriert. Es bietet eine Möglichkeit zur Organisation der Archivierung digitaler Unterlagen. Das Archivierungssystem beschreibt detailliert, wie die vom Erzeuger hervorgebrachte elektronische Information in das Archivsystem gelangen soll; ferner, welche Schritte zur Bearbeitung zu erfolgen haben, sodass eine langfristige Archivierung erfolgen kann und wie im Nachhinein auf die im Archiv gespeicherte elektronische Information zugegriffen werden kann. Der Aspekt der Offenheit bezieht sich übrigens nicht auf den Zugriff, sondern auf die Weiterentwicklung des Standards in Foren.

OCR

Die Abkürzung OCR steht für den englischen Ausdruck: “Optical Character Recognition” und bedeutet “optische Zeichenerkennung”. Gemeint ist die automatisierte Texterkennung mittels des Vergleichs des (gescannten) Texbildes und auch mittels Vergleichs des Kontextes. Aufgrund des gleichen Layouts können z.B. Belege “erkannt” und sortiert werden.

Original Format

“Original Format” ist ein englischer Ausdruck, der bedeutet, dass eine Archivierung in genau demselben Format erfolgen muss, wie das Format, in dem das Original  erfolgte: das heißt, dass eine Excel-Datei als Excel-Datei gespeichert werden muss und E-Mail-Dateien (mit Anhängen) auch als E-Mail-Dateien (mit Anhängen) gespeichert werden müssen. Somit ist nicht gestattet, dass die Excel oder E-Mail-Dateien als “TIF” oder “JPEG”-Formate gespeichert werden.

Pattern-Matching

Pattern-Matching” ist ein englischer Ausdruck, der übersetzt “Muster-Übereinstimmung” bedeutet. Textverarbeitungsprogramme,  aber auch Internet-Suchmaschinen können anhand der Überprüfung des Musters von Zeichenketten Übereinstimmungen erkennen.

Physische Archivierung

Mit diesem Ausdruck ist die gängige Form der Archivierung von Originaldokumenten in Papierform, zumeist in Aktenordnern, gemeint.

Primärdaten

Der Begriff “Primärdaten” stammt aus der empirischen Forschung. Ein Synonym für den Begriff Primärdaten ist der Ausdruck:  ”Rohdaten”. Primärdaten sind solche Daten, die unmittelbar  bei einer Empirie (Erhebung von Daten)  ermittelt werden.  Wenn aus diesen Primärdaten neue Daten abgeleitet werden, nennt man diese: “Sekundärdaten”.

Redundante Datenhaltung

Der Ausdruck “redundant” kommt aus dem Englischen und bedeutet: ”überflüssig”. Daten die in einer Datenbank doppelt erfasst sind, könnten als überflüssig bewertet und entfernt werden. Redundanzen sind jedoch nützlich, wenn es z.B. um die Wiederherstellung von Daten oder um eine Fehlerkorrektur geht; das ist der Sinn und Zweck bei einer redundanten Datenhaltung.

Referentielle Integrität

Dieser Ausdruck (der auch mit RI abgekürzt wird), bedeutet, dass wenn mehrere Datensätze zueinander in ein Verhältnis gesetzt werden die Korrektheit der einzelnen Datensätze intakt bleiben muss.

Replikation

Replikation bzw. Replizierung ist ein Begriff aus der Datenbankprogrammierung. Replikation bedeutet, dass der Inhalt (die Daten) zweier Datenbanken abgeglichen werden. Der Vorgang hat den Zweck, dass die Anwender nach dem Abgleich wieder über identische Daten verfügen können.

Revisionssicherheit

Mit dem Begriff “Revisisionssicherheit” wird im Rahmen der elektronischen Archivierung gemeint, dass Daten so archiviert werden müssen, dass sie vollständig, unveränderbar, nachprüfbar und nachvollziehbar sind.

Rohdaten

Siehe Primärdaten

Rollback Recovery

“Rollback Recovery” ist ein englischer Ausdruck, der wörtlich so viel wie “zurückrollen zur Erholung” bedeutet. Der Ausdruck beschreibt eine Methode der Datensicherung, bei der einzelne Verarbeitungsschritte zurückgerollt (also zurückabgewickelt werden), um so, wenn ein Ausfall auftritt, die Dateien zu rekonstruieren (siehe auch Full Journaling).

Sekundärdaten

Der Begriff “Sekundärdaten” stammt aus der empirischen Forschung. Im Gegensatz zu den sogenannten “Primärdaten” handelt  sich nicht um Daten, die unmittelbar  bei einer Empirie (Datenerhebung) ermittelt werden, sondern um neue Daten die aus den gewonnen Daten abgeleitet werden, weil diese z.B. in einer Datenbank in Bezug zueinander gesetzt werden.

Single-Sign-On

Dieser Englische Ausdruck bedeutet soviel wie “Einmaliges-Zeichen-eingeschaltet”; es erleichtert die Benutzerfreundlichkeit und bedeutet, dass wenn ein Anwender sich einmal in einem System z.B. mittels eine Paßworts angemeldet hat (autorisiert hat), dies für weitere Nutzungen an demselben Arbeitsplatz ausreichend ist. Das Single-Sign-On (auch als SSO abgekürzt) ist beschränkt auf ein und denselben Arbeitsplatz; wenn der Anwender sich an einem anderen Ort im System anmelden möchte, gilt das SSO dort nicht.

SOX

SOX ist die Abkürzung für Sarbanes-Oxley Act, eines US-amerikanischen Bundesgesetzes aus dem Jahr 2002, das die Veröffentlichung von Finanzdaten zum Gegenstand hat.  Die Richtigkeit und die Verlässlichkeit der veröffentlichten Finanzdaten, von an US-Börsen notierten amerikanischen und ausländischen Unternehmen, soll mittels dieses Gesetzes zum Schutze der Anleger gewährleistet werden.

SSO

SSO ist die Abkürzung von Single-Sign-On (siehe dort).

Strukturierte Daten

Strukturierte Daten sind Daten, die in Strukturen gespeichert sind: z.B. in Tabellen, Dateien, Datenbanken etc. Strukturierte Daten eignen sich gut zur maschinellen Weiterverarbeitung. Im Gegensatz hierzu stehen die sogenannten unstrukturierten Daten: z.B. Fotos, Graphiken, Textdateien u.a. Diese, nicht strukturiert erfassten, Daten lassen sich gut von Menschen bearbeiten.

Trunkierung

Trunkierung bedeutet wörtlich (“Abschneiden”) und im Kontext zu Suchmaschinen wird damit die Abkürzung von Suchbegriffen gemeint, sodass unterschiedliche Wortvariationen (mit z.B. verschiedenem Ausgang) gefunden werden. Siehe auch Wildcard.

Unicode

Unicode ist ein zusammengesetzter Begriff und steht für den folgenden englischen Ausdruck: “unified character encoding”; der Begriff bedeutet wörtlich übersetzt : “einheitliche Zeichenkodierung” wurde 1991 geschaffen, um den internationalen Datenaustausch mittels eines uniformen standardisierten Codes zu ermöglichen. Inzwischen speichern alle Datenbanksysteme mittels Unicode.

Versionskontrolle

Siehe Versionsverwaltung.

Versionsverwaltung

Eine Versionsverwaltung ist ein Softwaresystem, mithilfe dessen registriert werden kann, wann und von wem Dokumente oder Dateien geändert wurden. Alle Versionen eines Dokuments bzw. einer Datei erhalten eine Kennzeichnung (Zeitstempel und Benutzerangabe).

Wildcard

Der englische Ausdruck “Wildcard” kommt ursprünglich aus dem (Poker-) Kartenspiel und bedeutet soviel wie “Joker” bzw. Platzhalter. Bei einem Suchauftrag innerhalb einer Datenbank bedeutet es, dass man gewisse Zeichen bzw. eine Kombination aus Zeichen (z.B. *…* oder “? “) eingeben kann und somit eine breitere Suche durchgeführt werden kann, wenn man z.B,. den genauen Begriff, den man finden möchte, nicht kennt. Siehe auch Trunkierung.

Zugriffsarten nach GDPdU

Die rechtlichen Grundlagen des Zugriffs auf Unternehmensdaten sind im GDPdU geregelt. Es werden vier Zugriffsarten unterschieden, gemäß denen das Zugriffsrecht der Finanzverwaltung auf EDV-basierte Daten festgelegt ist:

  • der Z0-Zugriff, damit ist die herkömmliche Prüfung gemeint,die es auch weiterhin gibt (Lesbarmachnug und zur Verfügung stellen);
  • der Z1-Zugriff, ist der sogenannte unmittelbare Zugriff, bei dem es sich um einen Nur-Lesezugriff (kein Online-Zugriff) handelt;
  • der Z2-Zugriff ist der sogenannte mittelbare Zugriff, bei dem es sich um einen Nur-Lesezugriff nach Vorgaben des Prüfers handelt;
  • der Z3-Zugriff ist die sogenannte Datenträgerüberlassung; d.h. der Prüfer erhält Daten auf einem Datenträger.

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