DMS Pflichtenheft

Bei jeder Business-Software, die ein Unternehmen beabsichtigt anzuschaffen, stellt sich früher oder später die Frage:  “Brauchen wir ein DMS Pflichtenheft?”.

Wer sich vorher die Mühe macht eine Auflistung der erforderlichen Funktionalitäten zu erstellen, hat später eine bessere Vergleichsmöglichkeit. Man kann im Auswahlprozess nichts vergessen abzufragen. Hat immer einen guten Spickzettel zur Hand. Kurzum es empfiehlt sich, diese etwas zeitraubenden “Hausaufgaben” zu machen.

Gerade beim DMS ist ein Pflichtenheft sehr wesentlich. Da die Einführung eines DMS sich meistens auf alle Abteilungen auswirkt, sollte man im Unternehmen erfassen, um welche Dokumente und sonstigen Dateien es überhaupt geht.

Halten Sie die Kriterien fest, die unbedingt vom DMS erfüllt werden müssen (“must haves”) :

  • Welche internen und externen Dokumente (z.B. Rechnungen, Verträge und Korrespondenz, die eingescannt wird), sollen vom DMS verwaltet werden?
  • Welchen gesetzlichen Anforderungen (z.B.  Buchhaltungsarchiv) muss entsprochen werden?  Gelten für Ihr Unternehmen internationale Regeln?
  • Welche Datenträger sind im Einsatz bzw. sollen zum Einsatz kommen?
  • Wie soll die Langzeitarchivierung gelöst werden?

Ferner können Sie die Kriterien festlegen, die “nice to have” sind:

d.h. diejenigen Software-Eigenschaften, die zwar nett wären (wünschenswert), aber bei einer Überschreitung des Budgets gestrichen werden können.
Werden z.B. eine Recherchefunktion oder Workflowfunktion tatsächlich genutzt werden?

Sehr nützlich ist es auch, aufzuschreiben, welche Funktionalitäten auf keinen Fall fehlen dürfen: (“k.o.-criteria”)

Z.B. Wenn eine Software nicht DOMEA-zertifizert ist, (DOMEA ist das Konzept für die Dokumentenverwaltung bei der öffentlichen Verwaltung) scheidet sie von vornherein aus.

TIPP:
Typische Begriffe, die häufig in DMS-Texten auftauchen, haben wir für Sie im Glossar erläutert.

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