DMS Software,  CMS Software oder ECM Software?

Wenn sich für Ihr Unternehmen die folgenden Fragen stellen:

  • OB eine elektronische Ablage für Ihr Unternehmen sinnvoll ist;
  • WAS  Sie eigentlich brauchen, ein DMS, ein CMS oder ein ECM
  • WELCHE DMS Software grundsätzlich für Sie in Frage kommen,

möchten wir Ihnen gern behilflich sein.

Auf dieser Website erläutern wir kurz die prägnanten Aspekte und möchten wir Ihnen unsere Dienstleistung anbieten, die für Sie unverbindlich und mit keinerlei Kosten verbunden ist.

Unsere Dienstleistung
Wenn Sie, sozusagen mit einem Klick, bei uns Informationen anfordern, schicken wir Ihnen gebündelt auf dem Postweg die Informationen der wichtigsten DMS Software-Anbieter, so dass Sie mit einem Knopfdruck eine repräsentative Auswahl der am Markt erhältlichen Produkte zu DMS, CMS beziehungsweise ECM erhalten.

Infopaket
Das Informationspaket enthält Broschüren der DMS/CMS/ECM-Hersteller und ein Fachbuch zur Auswahl der richtigen Software. Unser Service ist für Sie kostenlos. Wir sind eine unabhängige Marketinginitiative, die an keiner der genannten Firmen beteiligt ist und auch keine Verkaufsprovisionen erhält.

Kontaktservice
Ihre persönlichen Daten leiten wir nur an diejenigen Unternehmen weiter, von denen wir Ihnen Informationen zusenden. Diese Unternehmen werden Sie ca. 14 Tage nachdem Sie das Informationspaket von uns erhalten haben, kontaktieren. Sie brauchen sich nicht selbst um die Kontaktaufnahme zu kümmern. Wenn Sie keine Kontaktaufnahme möchten, können Sie sich an die jeweiligen Firmen wenden und dort einer Kontaktaufnahme widersprechen.

Vorteil
In der Regel schätzen die Interessenten es jedoch, wenn sie angerufen werden und sich nicht darum zu kümmern brauchen. Das erspart ihnen Zeit, denn die vergeblichen Telefonversuche macht ja das andere Unternehmen. Die Mitarbeiter der Softwarehersteller können Ihnen eventuell noch ergänzende Info schicken oder auch Online-Demos ihrer Produkte geben.

  • Ist eine elektronische Ablage für Ihr Unternehmen sinnvoll ?

Wir können hier an dieser Stelle nur global auf die Frage eingehen und möchten Ihnen einen einfachen Anhaltspunkt nennen: Wenn bei Ihrem Unternehmen ca. 200 Rechnungen monatlich eingehen, dann ist die Anschaffung eines DMS für Ihr Unternehmen durchaus interessant.

  • Braucht Ihr Unternehmen ein DMS, ein CMS oder ein ECM?

Auch hier möchten wir nur ganz global auf einen Aspekt eingehen, den wir als Eselsbrücke formulieren möchten.

Mittels DMS Software (Dokumenten Management System) werden “tote” Dokumente eines Unternehmens verwaltet; es geht hauptsächlich um Archivierung (Storage). „D“ kann man sich merken mit dem englischen Wort „dead“.

Mittels ECM-Software (Enterprise Content Management) werden “lebende” Dokumente eines Unternehmens verwaltet, also all diejenigen Unterlagen die sich noch in der aktuellen Bearbeitung befinden. „E“ kann man sich mit dem englischen Wort „energy“ merken.

Mittels CMS-Software (Content Management System) werden alle Content-Dokumente  verwaltet: Eselsbrücke „copyright“.

Unter einem CMS (Content-Management-System) versteht man ein Inhalts-Verwaltungssystem. Ein CMS dient der Erstellung, Bearbeitung und Organisation von Inhalten innerhalb eines Unternehmens und zwar in Form von Text- und Multimedia-Dateien. Mittels eines CMS können die Inhalte der Webauftritte benutzerfreundlich, aber professionell gestaltet werden (d.h. also, dass es hierbei nicht um Designaspekte der Websites geht. Ein CMS ermöglicht es dem Betreiber einer Website diese selbst zu pflegen und trägt somit zur Kostenersparnis bei. Dadurch, dass mehrere Mtarbeiter gleichzeitig mit dem CMS arbeiten können, entsteht zudem eine Zeitersparnis.

Die Frage ob ein DMS, ein CMS oder besser ein ganzes ECM angeschafft werden soll, hängt also von dem Bedarf des Unternehmens ab. Möchte man hauptsächlich eine Lösung für die Ablage, also für das Archiv finden, z.B. weil alle Aktenschränke immer wieder aus den Nähten platzen, dann ist eine DMS-Lösung angezeigt. Die zentrale elektronische Verarbeitung in einem DMS System hat den weiteren Vorteil, dass Unterlagen nie vergriffen sind. Das eingescannte Mutterdokument (z.B. Originalrechnung) steht jedem Befugten zu jeder Zeit zur Verfügung. Aufträge können jetzt immer bearbeitet werden, auch wenn sich das Original-Auftragsformular beim Außendienstler im Aktenkoffer befindet.

Benötigen Sie in Ihrem Unternehmen jedoch mehr als nur eine elektronische Ablage, ist es erwägenswert, alle „Informationen und Informationsträger“ Ihres Unternehmens einzubinden. Eine ECM-System wäre eine mögliche Lösung. ECM bedeutet Enterprise Content Management, d.h. sämtliche relevanten Inhalte (Informationen) eines Unternehmens sind elektronisch erfasst und stehen Befugten zur Verfügung. ECM, dazu gehören u.a. die Content-Erstellung, Content-Verwaltung, Workflow-Verwaltung, die Suche nach Dokumenten und die Archivierung (klassische DMS-Funktion).

Für wieder andere Unternehmen gilt, dass die „Technische Dokumentation“ sehr wesentlich ist und dafür können keine Basis-DMS-Lösungen verwendet werden, auch erweiterte DMS-Lösungen sind meistens nicht ausreichend, da ein sogenanntes Redaktionssystem für diesen Bedarf unerlässlich ist. Für Unternehmen, die eine elektronische Verwaltung ihrer technischen Dokumentation wünschen (z. B. beim Database-Publishing), bietet sich z. B. ein CMS (Content Management Sytem) basierend auf XML/SGML an. XML und SGML sind beides Auszeichnungssprachen die bei der Strukturierung von Dokumenten verwendet werden.

  • Welche Lösungen könnten interessant sein?

Die Frage ist leichter gestellt als beantwortet. Am Markt gibt es unzählige Softwarelösungen, die die unterschiedlichen Aspekte der elektronischen Archivierung abdecken. Ungefähr 350 verschiedene Softwarepakete bieten Lösungen für Unternehmen an.

Das Team von DMS-Software-Auswahl.de, CMS-Software-Auswahl.de bzw. von ECM-Software-Auswahl.de  hat zu den einzelnen Schwerpunkten der verschiedenen Softwarepakete für Sie eine Vorauswahl getroffen. Wir stellen Ihnen gern aus der Vorauswahl ein passendes und interessantes Informationspaket zusammen.

Sollte ich einen Berater einschalten?

Eine sehr persönliche Frage, die für jedes Unternehmen unterschiedlich beantwortet werden wird. Da es um sehr komplexe Materie geht, die von einem Außenseiter – denn der Käufer einer DMS bzw. ECM-Lösung ist kein Softwareexperte- meist in kuzer Zeit  gesichtet und beurteilt werden muss, wird häufig gefragt, ab wann es sinnvoll ist einen externen Berater hinzuzuziehen.

Bei größeren Unternehmen, die erwägen, ein ECM installieren zu lassen, zeigt sich eine ganz andere Situation: die Ausgangslage, wie auch die Bedarfe sind divers und  unübersichtlich; eine große Investition muß getätigt werden. Hier könnte der Einsatz eines – idealerweise- unabhängigen Beraters durchaus nützlich sein und viel Geld einsparen, da er das Unternehmen vor einer falschen, kostspieligen Entscheidung behütet.

TIPP:
Typische Begriffe, die häufig in DMS Software -Texten auftauchen, haben wir für Sie im Glossar erläutert.

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