INRO Elektrotechnik GmbH mit digitalem Dokumentenmanagement

amagno GmbH & Co KGSeit April 2015 setzt die INRO Elektrotechnik GmbH aus Stockstadt das innovative Dokumentenmanagement (DMS) und Enterprise Content Management (ECM) amagno als digitalen Arbeitsplatz für eine zentrale Dokumentenablage mit leistungsstarken Such- und Recherchefunktionen ein. Insbesondere durch die ergonomische Oberfläche und die dynamischen Magnete konnte sich amagno erfolgreich von Mitbewerbern abheben.

Die INRO Elektrotechnik GmbH aus Stockstadt ist Teil der INRO Unternehmensgruppe und wurde 1991 von den beiden Gesellschaftern und Geschäftsführern Dipl.-Ing Michael Ries und Dipl.-Kfm Marcus Westarp gegründet.

Aktuell entwickeln und produzieren 80 Mitarbeiter industrielle Steuerungssysteme auch für den Einsatz in sicherheitsgerichteten Anwendungen. Die hierzu erforderlichen Techniken und Entwicklungsprozesse wurden in Abstimmung mit dem TÜV Süd zertifiziert und in das QM-System integriert. Alle von INRO entwickelten Steuerungssysteme fertigt das Unternehmen auf den firmeneigenen Fertigungsanlagen, vom Prototypen bis zur Serienlieferung. Neben den Eigenentwicklungen bietet INRO seine Kompetenzen ergänzend als EMS (Electronic Manufacturing Services) Dienstleistung an.

INRO setzt bei seiner Arbeit auf eine langfristige, enge Zusammenarbeit mit Partnern aus dem Maschinenbau, der Medizintechnik, der Bahntechnik und vergleichbaren Anwendungsbereichen, um optimierte mechatronische Lösungen anbieten zu können. Besondere Kompetenz und langjährige Erfahrung kann INRO auf dem Gebiet der Elektromobilität in Nutzfahrzeugen vorweisen. Hier bietet INRO komplette Antriebssysteme, Stromversorgungen und Steuerungsnetzwerke inklusive der sicherheitstechnischen Zulassungen.

Qualitätsverbesserung in der zentralen Ablage notwendig

Da die Möglichkeiten eines klassischen File-Servers hinsichtlich eines qualitäts- und sicherheitsgerichteten Dokumentenmanagements nicht ausreichen, hat INRO seit vielen Jahren ein Versionskontrollsystem aus dem Bereich der Software- und Hardwareentwicklung im Einsatz. Eine Nutzung dieser Systems für das allgemeine Dokumentenmanagement (DMS) scheiterte an der geringen Akzeptanz bei nicht technischen Mitarbeitern aufgrund der mangelnden Ergonomie im Einsatz.

Somit muss ein zukünftiges DMS neue Maßstäbe an Ergonomie, Übersichtlichkeit und letztendlich Bedienfreude setzen. Neben der Erfüllung moderner Qualitätsmanagementanforderungen (Checkout, Versionierung, Archivierung) sollen dynamische Ordner erreichen, dass Dokumente zu verschiedenen Ansichten und Kontexten auffindbar sind, ohne Redundanzen zu erzeugen.

Digitale Belegverarbeitung und zentrale sichere Informationsbereitstellung gefordert

Ein wesentlicher Kern des gesuchten DMS ist die elektronische Erfassung und Archivierung mit einem hohen Maß an Automatisierung, um der ständig wachsenden Belegflut und der ortsgebundenen Aufbewahrung von Papierdokumenten zu begegnen. Das dafür notwendige Dokumentenmanagement spart Kosten, erlaubt den orts- und zeitunabhängigen Zugriff und unterstützt die Automatisierung und Anbindung an externe Systeme, beispielsweise an die Warenwirtschaft und an DATEV.

Mit der Ablage aller Dokumente und Belege wird das DMS den klassischen File-Server und die E-Mail- Server als neue zentrale Informationsplattform ablösen. Zur Motivation, langjährig gewohnte Arbeitsweisen zu verlassen, ist es unerlässlich, dass die Suchfunktion im neuen DMS schnell, ergonomisch und effizient ist, damit die Nutzer durch eine schnelle Recherche und hohe Trefferquote automatisch das DMS nutzen.

Das gesuchte DMS hat zudem den Zugriff auf die Informationen durch ein leistungsstarkes Konzept zur Rechtevergabe auf bestimmte Nutzergruppen zu gewährleisten.

amagno punktet mit ergonomischer Oberfläche und dynamischen Magneten

Bedingt durch die eigenen Entwicklungstätigkeiten hat INRO den Markt an Systemen zur Versionskontrolle und deren Anwendbarkeit auf das allgemeine Dokumentenmanagement intensiv geprüft, aber wenige Systeme gefunden, die den Wünschen und Anforderungen entsprechen und das Prinzip der dynamischen Ordner durchgängig unterstützen.

INRO entschied sich letztendlich für den digitalen Arbeitsplatz von amagno wegen seiner ergonomischen Oberfläche und seiner dynamischen Magnete mit OCR-Dokumentenanalyse inklusive Volltexterkennung. Die Entscheidung wurde ergänzt durch die Verfügbarkeit offener Schnittstellen, die einfache Workflow-Unterstützung über Stempel und die leistungsstarke Suche- und Recherchefunktion (z.B. über die anwendungsunabhängige Hotkey-Suche) über die Metadaten- und Volltextsuche in über einhundert Dateiformaten.

amagno ist in den ersten Abteilungen bereits erfolgreich eingeführt

Der Einsatz des digitalen Arbeitsplatzes von amagno erfolgt zunächst in der INRO Elektrotechnik GmbH mit zwanzig Anwendern in den Abteilungen Logistik, Einkauf, Vertrieb und Finanzbuchhaltung.

Bereits zwei Monate nach der Inbetriebnahme findet die vollständige Belegbearbeitung in diesen Abteilungen digital mit Workflow-Steuerung in amagno statt. Als Nebeneffekt wurden zur Reduzierung der Scanvorgänge die Kommunikationswege mit Lieferanten und Kunden so weit möglich auf elektronische Formate (E-Mail und PDF-Dateien) umgestellt.

Im Bereich des allgemeinen Dokumentenmanagements wurde der Bereich Recruiting/HR vollständig auf amagno umgestellt. In einer aktuellen Testphase befinden sich das Formularwesen, Technische Bibliotheken und die Inventarverwaltung.

amagno löst erfreuliche Eigendynamik aus

Die Zahl der amagno Anwender steigt kontinuierlich mit der Integrierung weiterer Abteilungen. Der größte Vorteil ergibt sich eindeutig durch den orts- und zeitunabhängigen gleichzeitigen Zugriff auf eindeutige Dokumentenstände durch die Bearbeiter.

Der kurzzeitige Mehraufwand in der Einführungsphase durch den Umstieg von papierbezogener Arbeitsweise auf die digitale Arbeit kompensiert sich rasch, indem die Mitarbeiter den digitalen Arbeitsplatz, beispielsweise durch die effektive Recherchefunktion, intensiver nutzen. Das Vertrauen in die papierlose Bearbeitung nimmt deutlich zu und reduziert die Parallelbearbeitung von Papier und digitalen Dokumenten. Die motivierten Mitarbeiter von INRO erkennen schnell die Vorteile des digitalen Dokumentenmanagements mit amagno, so dass der Umstellungsprozess eine erfreuliche Eigendynamik erhielt.

Weitere Ausbauschritte mit amagno sind geplant

amagno wird in den nächsten Monaten in den restlichen Abteilungen der INRO Elektrotechnik GmbH eingeführt. Zudem erfolgt die kontinuierliche Weiterentwicklung und Optimierung der bereits eingebundenen Abteilungen und Arbeitsprozesse. Ziel ist der Umstieg auf den digitalen Arbeitsplatz in der gesamten INRO-Unternehmensgruppe.

Nach der ersten Einführungsphase erfolgen die Anbindung an die Warenwirtschaftssysteme zur weiteren Automatisierung sowie der Datenaustausch mit externen Dienstleistern, beispielsweise den Steuerberatern.

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