In vier Schritten zum DMS – und die Drucker schaffen wir auch gleich ab !

Manchmal liebäugelt ein Unternehmen, oder auch eine bestimmte Abteilung, schon eine ganze Weile mit dem Gedanken die herkömmliche Ablage auf eine elektronische Ablage umzustellen, befürchtet aber die Ablehnung seiner Mitarbeiter ….und belässt dann doch alles beim Alten. Nachfolgend wurden vier Schritte zur Vereinfachung der Akzeptanz eines DMS-Systems zusammengefasst.

  1. Der erste Schritt
    Quasi als Vorbereitung auf ein DMS-Projekt ohne Widerstand sollte man inventarisieren, wie die Mitarbeiter derzeit mit Rechnern und Druckern ausgestattet sind. Es empfiehlt sich die Arbeitsplätze, an denen z.B. noch zu kleine Monitore genutzt werden, aufzurüsten und mit größeren Bildschirmen auszustatten.
  2. Der zweite Schritt
    Als nächstes sollte analysiert werden, wie man die derzeitigen Work-Flows (Arbeitsabläufe) auch anders einrichten könnte. Welche Vorgänge, welche Dokumente lassen sich aneinanderkoppeln und welche Unterlagen sollte man überall im Unternehmen abrufen können und welche Dokumente sollten Mitarbeiter miteinander teilen können?
  3. Der dritte Schritt
    Drucker abschaffen! Es klingt revolutionär und einige Mitarbeiter werden sich nicht vorstellen können, dass man zukünftig ohne Drucker auskommen wird. Wenn man jedoch anlässlich der bevorstehenden Einführung einer DMS-Software fragen würde: „Wie würde es Ihnen gefallen, wenn Sie zukünftig immer sofort alle Unterlagen zur Verfügung hätten, egal an welchem Arbeitsplatz oder an welchem Rechner Sie sich gerade befinden und Sie keine Zeit mehr mit lästiger Suche verschwenden müssen?“ Dann werden einige der Mitarbeiter sich schon zu dem DMS-Projekt überreden lassen. Die Drucker sollten daher, wenn der Entschluss zur Einführung eines DMS genommen wurde, konsequent zeitnah entfernt werden; während der Umstellung auf das DMS, sollten in der ersten Phase (siehe Punkt 4) einige Drucker noch in Betrieb bleiben; nach Abschluss der Einführung genügt ein einziges Exemplar als Reserve, irgendwo in einer Ecke.
  4. Der vierte Schritt
    In zwei Phasen kann man jetzt das DMS einführen; anfangen sollte man zunächst bei den Mitarbeitern, die das digitale Archiv begrüßen und die mit Begeisterung mit der neuen Art der Dokumentenverwaltung arbeiten möchten. Nach einer gewissen Zeit, in der noch zweigleisig gefahren wird (herkömmliche und digitale Ablage), sollten auch die übrigen Mitarbeiter mit dem neuen DMS ausgestattet werden.

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