Siemens implementiert Intelligent Capture von Perceptive Software

SAPERION AGPerceptive Software, ein Unternehmen der Lexmark-Gruppe, gibt bekannt, dass Siemens seine Kreditorenbuchhaltungs- und Rechnungsprozesse mithilfe von Perceptive Intelligent Capture automatisiert hat. Der Fortune-60-gelistete Technologiegigant, der in mehr als 180 Ländern tätig ist, nutzt die Perceptive Software-Lösung in einem seiner europäischen Shared Services Center.

Die Perceptive-Lösung sorgt dafür, dass Rechnungen automatisch klassifiziert und Kopf- sowie Positionsdaten erfasster Dokumente automatisch extrahiert werden. Letztere ordnet Intelligent Capture automatisch per „Line Pairing“ den passenden Bestellposten zu und leitet anschließend alle relevanten Daten zur Rechnungsfreigabe weiter. So macht die Lösung manuelle Dateneingaben überflüssig und Accounts Payable-Prozesse transparent. Das erhöht die Produktivität und Effizienz von Rechnungs- und Dokumentenbearbeitung im Siemens Shared Services Center.

Intelligent Capture konnte bereits neun Wochen nach Start des Implementierungsprojekts im SAP-System des Unternehmens eingesetzt werden. Seitdem können sich die 6.000 Mitarbeiter des Zentrums um andere wichtigere Aufgaben innerhalb dieses Geschäftsbereichs kümmern. Siemens berichtet von sofortigen Produktivitätssteigerungen bei allen von der Implementierung betroffenen Routineaufgaben. Die Konzernmitarbeiter seien inzwischen dabei, diese ersten Effizienzgewinne durch gezieltes Optimieren automatisierter Prozesse zu steigern.

Bereits in den ersten Proof-of-Concept-Tests bewies die Intelligent Capture-Lösung, dass sie einen großen Teil von ihr bisher unbekannten Rechnungsdaten erfassen und bearbeiten kann, ohne dafür auf Templates oder Anker zurückgreifen zu müssen. Intelligent Capture verarbeitete sogar Rechnungen, die von der bislang bei Siemens eingesetzten Lösung zuvor nicht erkannt worden waren. Dabei erkannte die Perceptive-Lösung einhundert Prozent aller Kreditoren automatisch und erreichte zudem hohe Werte bei der Datenextraktion, ohne dass hierfür ein spezielles Customizing notwendig gewesen wäre.

Intelligent Capture versetzt Siemens in die Lage, bestehende Prozesse weiter zu automatisieren und zu harmonisieren. Die Implementierung der Perceptive Software-Lösung erfolgte im Anschluss an eine globale Finanzbündelungs- und Effizienzinitiative des Konzerns. Hierbei wurden die Financial Services-Organisationseinheiten des Großunternehmens konsolidiert.

Siemens nutzt Intelligent Capture darüber hinaus als Komponente der Unternehmenslösung in Deutschland, um so weitere Finanzdokumente und die Korrespondenz mit Lieferanten zu klassifizieren.

Lexmark unterhält seit vielen Jahren geschäftliche Beziehungen zu Siemens. Die beiden Unternehmen arbeiten bei der Integration von Lexmark Output-Geräten und Verbrauchsmaterialien in Siemens Healthcare-Diagnosegeräten zusammen; die entsprechenden Lösungen werden in den USA und Belgien angepasst und fertiggestellt. Spezialisierte Fachhändler verkaufen dieses gemeinsame Angebot von Lexmark und Siemens an Kunden in mehr als 130 Ländern.

„Unser Hauptproblem bestand darin, dass wir zwar OCR-Technologie genutzt haben, um Daten aus der Rechnung auszulesen, aber immer noch manuell überprüfen mussten, ob alles korrekt war“, berichtet Simeon Weibler, Senior Project Manager bei Siemens Global Shared Services. „Wir waren uns nicht hundertprozentig sicher, verlässliche und korrekte Daten in unserem System zu haben. Mithilfe von Intelligent Capture finden wir jedes Datenfeld und validieren jedes Feld im Dokument. Das finde ich sehr spannend. Die Lösung stellt sicher, dass alle Dinge an der richtigen Stelle sind. Das konnten zuvor nur Mitarbeiter.“

Karin Springer, Process Manager für eingehende Rechnungen bei Siemens Global Shared Services, schließt sich an: „Perceptive Software war das Glied, das uns gefehlt hat: Diese Technologie kann Dokumente wirklich so lesen und einordnen wie es Menschen tun würden. In der Einführungsphase haben das Entwicklungsteam und unser Projektteam hervorragend zusammengearbeitet: So konnten wir mit Intelligent Capture bereits neun Wochen nach Start der Implementierung live gehen.“

„Einer der erfreulichsten Aspekte der Zusammenarbeit mit Perceptive Software ist ihr Engagement für den Kunden“, erklärt David Mottram, Head of Change Projects bei Siemens Global Shared Services. „Sie waren jederzeit für uns da. Sie haben uns versprochen, dieses Projekt innerhalb einer bestimmten Zeit zu realisieren, und das haben sie auch getan: pünktlich und im vorgegebenen Kostenrahmen.“

„Siemens ist einer der weltweit größten und renommiertesten Namen im Bereich der Elektronik und Elektrotechnik. Das Unternehmen verfügt über eine globale Reichweite und die Fähigkeit, in jede Technologie investieren zu können, die erstklassigen Kundendienst gewährleistet“, sagt Scott Coons, President und CEO bei Perceptive Software. „Dass sie sich für Perceptive Software entschieden haben, ist ein Beweis für unsere einzigartige Fähigkeit, eine Plattform zur Verfügung zu stellen, mit der sich Shared Services-Strategien effektiv erweitern lassen – ohne dabei durch unterschiedliche Sprachen, Währungen oder gesetzliche Vorgaben behindert zu werden. Die Zusammenarbeit mit Siemens ist ein weiteres Beispiel, wie die durchdachte Kombination von Weltklassetechnologie und einem gut abgestimmten Shared Services-Modell es den weltweit komplexesten Unternehmen ermöglicht, im globalen Maßstab Kontrolle, Verantwortung und optimale Produktivität zu wahren und zu gewährleisten.“

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