Mit einem DMS die Anforderungen der ISO 9001:2015 erfüllen

Viele deutsche Unternehmen sind ISO 9001 zertifiziert. Diese ISO-Norm hat das Qualitätsmanagement zum Gegenstand und ist wohl auch eine der bekanntesten ISO-Normen überhaupt. Eine 9001-Zertifizierung ist in über 175 Ländern erhältlich. Die zertifizierten Unternehmen stammen aus allen Branchen und haben unterschiedlichste Größen. Mithilfe der ISO-9001 Anforderungen können Unternehmen konstante Qualität ihrer Produkte und ihrer Dienstleistungen liefern. Die Qualität unterliegt dabei der kontinuierlichen Verbesserung in kleinen Schritten.

Hinsichtlich des Aspekts des Dokumentenmanagements im Rahmen der ISO 9001 gibt es ganz konkrete Auflagen, die sich ideal mittels eines DMS-Systems erfüllen lassen. Unter Anderem verlangt § 7.5.3 der ISO 9001 (Lenkung von Dokumenten), dass festgelegt wird, wie Dokumente erstellt werden, wie sie freigegeben werden, wie die Versionierung der Dokumente erfolgen soll, wo Dokumente archiviert werden, wie man Änderungen verwaltet, wie man externe Dokumente kennzeichnen und schützen kann etc. All diese Anforderungen lassen sich mittels eines DMS-Systems viel komplikationsloser, übersichtlicher und fehlerarmer erfüllen, als wenn man die Dokumente dezentral in verschiedenen Softwareprogrammen erfasst. Oftmals ist daher die Abteilung Qualitätsmanagement bzw. die Dokumentenverwaltung der Initiator für die Anschaffung eines automatisierten DMS.

Natürlich geht auch nach wie vor von der Finanzbuchhaltung der Wunsch nach der Einführung eines DMS aus, denn die automatisierte Erfassung von Eingangsrechnungen (und die Freigabe mittels eines Work-Flow-Tools im DMS) bieten eine große Arbeitserleichterung.

Auch Personalabteilungen interessieren sich für DMS-Systeme; die digitale Personalakte zum Beispiel erleichtert durch die leichte Verfügbarkeit viele Arbeitsvorgänge. Dadurch, dass quasi keine Zeit mehr mit der Suche nach Dokumenten vergeudet wird, kann 50-80 % der Arbeitszeit (so hat es die Unternehmensberatung Gartner, Inc. einmal ausgerechnet) eingespart werden.

DMS-Systeme haben ihren Nutzen auch im Hinblick auf Compliance-Sicherung bewiesen. Verträge können von einem DMS erfasst und verwaltet werden. Das Aufzeigen einer vollständigen Vertragshistorie ist mit einem, DMS kein Problem.

Last but not least sei die Ablage als solches genannt: durch das zentrale digitale DMS-System gehören Aktenschränke der Vergangenheit an.

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