Funktionalitäten eines DMS

DMS-AllgemeinArchivfunktion

Angefangen hat es mit der digitalen Archivfunktion. Für viele Unternehmen hat allein diese Funktionalität eines Dokument Management Systems (DMS) schon zu viel Arbeitserleichterung und Effektivität geführt, die sich gerade auch jetzt, in der Corona-Zeit, in der viele Mitarbeiter von ihrem Home-Office aus arbeiten, bewährt.

Work-Flow

Auch der Work-Flow, zum Beispiel bei der Freigabe von digitalen Eingangsrechnungen, läuft mit einem DMS schneller ab, als herkömmlich. Aber es gibt noch weitere Funktionalitäten, die zwar nicht für jedes Unternehmen bzw. für jede Unternehmensgröße oder jede Branche passend sind, die aber zumindest erwogen werden sollten.

Suchfunktion mit OCR

Fast schon selbstverständlich, ist die Suchfunktion im DMS. Optimal ist es, wenn es mit einem Optical Character Recognition (OCR) verbunden ist. Das OCR bedeutet optische Zeichenerkennung z.B. in PDF-Dateien, so können gesuchte Begriffe wirklich in allen Dokumenten und Dateien gefunden werden. Eingegangene Rechnungen, Lieferscheine, unterschriebene Verträge, in allen Unterlagen, die gescannt werden, können Informationen von der Software „gelesen“ werden.

Qualitätsmanagement

Dieser Aspekt, ist wie bereits erläutert, nicht für jedes Unternehmen gleichermaßen relevant, aber die Unterstützung des Qualitätsmanagements mittels einer DMS-Software hat viele Vorteile. Die Versionenverwaltung, die Dokumentenlenkung sowie die Distribution der aktuellen Versionen sind im Rahmen eines Qualitätsmanagements wichtige Punkte.

Beschwerdemanagement

Unabhängig, davon, ob man das Beschwerdemanagement als Bestandteil des Qualitätsmanagements sieht oder losgelöst davon, ein Unternehmen sollte sorgfältig mit eingegangenen Beschwerden umgehen, diese erfassen und professionell abhandeln, sodass ein erfolgreiches Beschwerdemanagement geführt wird. Durch die typischen DMS-Funktionen, wie den Work-Flow (einschließlich Freigabe), kann der Stand der Bearbeitung einer Beschwerde jederzeit abgerufen werden.

Compliance

Unternehmen können die Erfüllung gesetzlicher Anforderungen (z.B. auch die, der DSGVO) sehr komfortabel über ihre DMS-Software überwachen lassen. Im DMS lassen sich beispielsweise Rollen und Zugriffsrechte definieren und festlegen.

Personalmanagement

„Last but not least“ wird auch Ihre Personalabteilung viel Nutzen aus einem DMS ziehen, wenn es um die Digitalisierung von Dokumenten ( Arbeitsverträge, Zeugnisse, Bewerbungsunterlagen etc.) geht. Die elektronische Akte und ihre optimale Verfügbarkeit (mit definierten Zugriffsrechten) erleichtert die Arbeit der HR-Abteilung entscheidend.

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