Drei Dinge braucht das Home-Office

Wahrscheinlich benötigt ein gut funktionierendes Home-Office sogar noch mehr als diese drei Dinge, aber ohne diese Drei geht es sicherlich nicht, wie uns die derzeitigen Corona-Maßnahmen gelehrt haben. Der Mitarbeiter im Home-Office sollte über einen passenden (vorzugsweise ergonomischen) Bürostuhl, eine gute Kaffeemaschine und ein geeignetes DMS (Dokumentmanagementsystem) verfügen. Wenn Sie sich hier zum Thema Bürostuhl und Kaffeemaschine informieren möchten, müssen wir Sie leider enttäuschen, aber zum Thema DMS können wir Ihnen weiterhelfen. Nachfolgend haben wir die wichtigsten Vorteile eines DMS für Home-Office-Nutzer aufgelistet:

Jederzeitige Verfügbarkeit von Unterlagen

Die wichtigste Voraussetzung, die für eine Home-Office Tätigkeit geschaffen werden sollte, ist die zuverlässige und rechtzeitige Verfügbarkeit der benötigten Unterlagen. Idealerweise stellen Unternehmen ihren Mitarbeitern, die zu bearbeitenden Unterlagen in einem zentralen Dokumentmanagementsystem (DMS) zur Verfügung. Mitarbeiter können von überall, von wo aus gearbeitet wird, einloggen und ihre digitalen Akten abrufen.

Zentrale Verwaltung : Findbarkeit von Unterlagen

Wer vom Home Office aus arbeitet, ist auf sich gestellt. Der Arbeitnehmer sollte daher ohne langes Suchen, ohne Zeitverlust und Frust schnell die betreffenden Dokumente finden können, die er für seine Arbeit benötigt. Eine zentrale Verwaltung aller Dokumente mittels eines DMS ermöglicht eine reibungslose Findbarkeit von Unterlagen.

Einblick in den Work-Flow

Wenn mehrere Mitarbeiter an einem Vorgang beziehungsweise Projekt beteiligt sind, ergibt sich häufig die Frage nach dem Stand der Bearbeitung beim Kollegen. Durch die räumliche Trennung kann man nicht mehr kurz um die Ecke schauen, die digitale Abbildung des Work-Flow im DMS ermöglicht aber einen Einblick in den Stand der Dinge. Ein ideales Tool zu Zeiten des Home Office um zu erfahren, wie weit die Freigabe ist, auf die man so dringend wartet.

Effizienz : keine doppelten Handlungen

Dadurch, dass ein DMS alle Unterlagen umfassend zu Vorgängen und Projekten abspeichern kann, braucht der Home-Office-Mitarbeiter keine zusätzlichen Dateien einzupflegen, auch E-Mails werden in ein DMS eingebunden. Je sorgfältiger die Kennzeichnung mit Stichworten erfolgt, desto nützlicher ist das DMS.

Vertretungen : Sicherstellung von Kontinuität im Unternehmen

Im Urlaubs-oder Krankheitsfall können Kollegen sich – ebenfalls von ihrem Home-Office aus – schnell einarbeiten, da die notwendigen Unterlagen über das DMS zugänglich und auf dem aktuellen Stand sind.

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