7 Gründe ein DMS zu nutzen

1)Automatisiertes Einpflegen

Auch wenn es täglich um erhebliche Datenmengen geht, das Einpflegen von Rechnungen und Korrespondenz in das DMS erfolgt automatisiert. Beim Scannen und Erfassen werden die Dokumente mittels automatischer Texterkennung (OCR=Optical Character Recognition) den Stichworten zugeordnet, die zuvor festgelegt wurden und über die die User des DMS später alle Dokumente wiederfinden können. Das DMS erleichtert also viele administrativen Arbeiten in einem Büro.

2)Komplette Ablage

Ein DMS ( Dokument Management System) bietet als wichtigste Eigenschaft eine strukturierte zentrale Erfassung aller unternehmensrelevanten Dokumente. Wenn ein DMS in einem Unternehmen genutzt wird, hat man die Gewissheit, dass alle Dokumente, alle E-Mails, jede konventionelle Korrespondenz (über Scan), alle Verträge und auch alle von Mitarbeitern erstellten Unterlagen etc. vom DMS erfasst und strukturiert abgespeichert werden.

3)Einfaches und schnelles Finden

An die in der Praxis sehr geschätzte Eigenschaft des schnellen Suchens und Findens gewöhnen sich die User eines DMS meist sehr zügig. Dieses Tool erleichtert die tägliche Arbeit enorm; wer keine Zeit mehr damit verlieren muss, nach dem Verbleib von Unterlagen oder Rechnungen zu recherchieren, kann sich auf seine eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren; diese Facette der DMS-Software bedeutet aber auch ein ganz konkrete Einsparung, denn ein Mitarbeiter, der beispielsweise täglich eine Stunde damit beschäftigt ist, Unterlagen abzulegen oder zu suchen, vertut monatlich 20 Stunden oder auch hochgerechnet ca. 200 Stunden jährlich. Bei einem Stundenlohn von ca. € 20,00 summiert sich dieser Betrag auf € 4.000 jährlich pro Mitarbeiter. Und in jedem Unternehmen gibt es wahrscheinlich mehr als nur einen Mitarbeiter, der Unterlagen suchen muss; auf diese Art und Weise amortisiert sich die DMS-Software sehr zügig.

4)Work-Flow

Arbeitsabläufe lassen sich mit Digitalisierung effizienter gestalten. Z.B. kann die Freigabe von Rechnungen durch eine in das DMS integrierte Work-Flow-Anordnung schneller und weniger stockend vonstattengehen. Für die Mitarbeiter der Buchhaltung ist jederzeit ersichtlich, wo der Vorgang sich befindet.

5)Kosteneinsparung

Indem alle Dokumente jederzeit digital verfügbar sind, reduziert sich der Bedarf des Ausdruckens; das wirkt sich auf die Drucker- , Papier- und Tonerkosten aus. Ebenfalls brauchen keine physischen Aktenordner mehr angeschafft zu werden.

6)Versionsverlauf

Der Versionsverlauf (bzw. die Dokumentenhistorie) von Dateien lassen sich mithilfe eines DMS anzeigen. Dieser Aspekt ist, wenn mehrere Mitarbeiter an einem Dokument arbeiten, sehr nützlich und unterstützt zudem die Anstrengungen des Qualitätsmanagements.

7)Schutz bei „Höherer Gewalt“

Keiner denkt gern an solche Umstände, dennoch kommt es vor: ein Feuer oder eine Überschwemmung. Physische Akten sind in solch einem Fall vernichtet oder unbrauchbar; aber alle Dokumente, die über ein DMS, in einer Cloud ausgelagert sind, stehen nach wie vor unbeschädigt zur Verfügung. Ein Unternehmen kann nach einem Fall „höherer Gewalt“ sehr schnell seine Tätigkeiten eventuell auch andernorts wieder aufnehmen.

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