3 Profitipps wie ein Unternehmen zu einem nützlichen DMS kommen kann

Wie so oft bei (Software-)Projekten hängt der Erfolg von den vorher definierten Zielen ab. So gilt es auch bei Entscheidern, sich vor der Einführung eines DMS (Dokument Management Systems) darüber im Klaren zu sein, was das neue digitale Dokumentenmanagement eigentlich können soll. Eine Bilanz kann nur gezogen werden, wenn verglichen werden kann, ob die Ziele, die gesetzt wurden auch tatsächlich erreicht wurden. Die Gretchenfrage lautet also : „Wozu soll das DMS hauptsächlich dienen?“

1.Tipp: Festlegen, was das DMS leisten soll

Derjenige, der mit der Entscheidung ein DMS anzuschaffen, betraut ist, sollte unbedingt wissen, was von dem neuen DMS erwartet wird. Soll die neue elektronische Ablage primär Papier-/Druck- und Archivierungskosten reduzieren? Oder geht es in erster Linie darum, den Mitarbeitern einen besseren Zugriff auf relevante Dokumente zu ermöglichen? Ist eine bessere Zusammenarbeit an Dokumenten erwünscht? Die unterschiedlichen Schwerpunkte beeinflussen die Auswahl der DMS-Software.

2.Tipp: Vergleiche ermöglichen und Kennzahlen ermitteln

Des Weiteren sollten vor Projektanfang einige Kennzahlen ermittelt werden um hinterher beurteilen zu können, ob die DMS-Software zu einer Zeitersparnis oder einem anderen vorher definierten Ziel beigetragen hat. Anhand der Freigabe einer Rechnung könnte man feststellen, dass dieser Vorgang bisher beispielsweise 10 Minuten dauerte und dass er mithilfe des DMS nur noch 5 Minuten dauert. Dann wären somit nachweislich konkrete Fortschritte und somit Ziele erreicht. Auch die durchschnittliche Suchzeit nach Unterlagen bietet eine Basis für konkret messbaren erreichten Nutzen.

3.Tipp: User einbeziehen

Unternehmen, die die Einführung eines DMS planen, sollten idealerweise die zukünftigen Benutzer der Software von Anfang an in das Projekt involvieren. Nicht nur die Ermittlung der Anforderungen, Wünsche , Erfahrungen und so weiter kann so besser erfolgen auch die spätere Akzeptanz der Software, das Verständnis des Workflows und so weiter kann besser stattfinden, wenn die User wissen, was sie von der neuen Dokumenten Management Software erwarten können. Letztendlich ist wichtig, dass die neue DMS-Software gut und gern von den Mitarbeitern genutzt wird, für die diese angeschafft wurde.

Gratis DMS-Infopaket anfordern!