10 gute Gründe, um ein DMS (ECM) anzuschaffen:

  1. Gesetzgeber
    Den Hauptgrund, weswegen viele Unternehmen in der letzten Zeit ein DMS bzw. ein ECM angeschafft haben, bilden die gesetzliche Verpflichtungen im Rahmen der GoBD. Am 31.12.2016 ist die GoBD-Übergangsfrist abgelaufen. GoBD bedeutet: Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff . Die Regeln zur Aufbewahrung steuerrechtlich relevanter elektronischer Daten bestimmen unter anderem, dass Unternehmen jeglicher Größe, ihre elektronisch eingegangenen Rechnungen nicht mehr in Papierform archivieren dürfen.
  2. Keine Suche
    Falls Ihre Mitarbeiter Rechnungen, Belege , Lieferscheine, Verträge usw. händisch einscannen und diese dezentral in Ordnern ablegen, ist es bestimmt schon vorgekommen, dass man Unterlagen mühsam gesucht hat. Die Dokumente können sich an vielen Stellen in den Rechnern befinden, aber eine zentrale Suche mit Schlagworten ist nicht möglich. Sie brauchen ein DMS, wenn Sie und Ihre Personal keine Zeit mehr mit dem Suchen verschwenden wollen!
  3. Geringer Papierverbrauch
    Dadurch , dass sich digitale Dokumente immer zuverlässig und schnell finden lassen, wird die Anzahl der unnötigen Ausdrucke sich reduzieren. Ein Rechenbeispiel, das schockiert: angenommen ein Mitarbeiter druckt täglich 65 Seiten aus (bei der Zahl der E-Mails und anderer Unterlagen durchaus realistisch); dann multipliziert es sich bei einem Unternehmen, das 100 Mitarbeiter beschäftigt auf 1,4 Millionen Seiten pro Jahr. Auch die Kosten für Papier, Patronen, Kartuschen und Drucker verdienen sich also mit einem DMS zurück.
  4. Kosten- und Zeitersparnis
    Der häufigste Grund, weswegen heutzutage eine DMS- oder auch ECM-Software angeschafft wird, ist die Kosten- und Zeitersparnis für ein Unternehmen. Wer möchte, dass sein Personal effizient arbeitet (ohne DMS kostet eine Suche nach einem Dokument im Schnitt 18 Minuten) kommt um ein DMS-System nicht herum!
  5. Mehrere Standorte
    Ein Unternehmen das von einem Standort aus tätig ist, hat seine Dokumente logischerweise immer in der Nähe erreichbar. Spätestens, wenn ein Unternehmen jedoch über mehrere Standorte verfügt, wird es unübersichtlich. Dann empfiehlt es sich, ein digitales Archiv (lies ein DMS) zu installieren, um jederzeit an jedem Ort alle Unterlagen verfügbar zu haben.
  6. Mitarbeitermotivation
    Ihre Mitarbeiter, die täglich mit der derzeitigen Archivierungs-Situation konfrontiert werden, verlieren viel Zeit und machen unnötige Fehler, wenn sie zwischen verschiedenen Dateien hin und her kopieren müssen und viele Dokumente einfach nicht mehr wiederfinden. Die Motivation des Personals steigt nach einer Investition in zeitgemäße DMS-Software.
  7. Doppelte Erfassungen
    Das Allerschlimmste, was in der Datenverwaltung passieren kann, sind Parallelerfassungen (doppelte Einträge). Wenn es keine zentrale DMS-Software gibt, speichern die Mitarbeiter alle Unterlagen in Word-Dateien etc. Es kommt zu doppelten Registrierungen bzw. doppelten Freigaben von Rechnungen und doppelten Überweisungen. Eine exakte Übersicht fehlt. Ein passendes DMS kann Abhilfe verschaffen und Kosten sparen.
  8. Umwelt
    Für immer mehr Unternehmen wird der Umweltaspekt beziehungsweise der Aspekt der Nachhaltigkeit bei der Unternehmensführung wichtig. Wer sich für ein papierarmes Büro, sprich für die Einführung eines elektronischen Archivs (also eines DMS) entscheidet, trägt damit zu einer umweltgerechten Unternehmensführung bei.
  9. Kein Umzug
    Spätestens dann, wenn Sie einen Unternehmensumzug erwägen, weil die Zahl der Aktenordner erheblich zunimmt und das Archiv droht den Rahmen zu sprengen, sollten Sie sich zu einem zentralen digitalen Archiv beraten lassen. Mit einem DMS bleibt Ihnen ein Umzug erspart.
  10. Rhetorische Frage
    Wenn Unternehmer uns fragen: „Sollte ich wirklich eine DMS-Software anschaffen?“ stellen sie hiermit oft eine rhetorische Frage. Eigentlich wissen sie genau, dass sie nicht umhin können und dass es jetzt an der Zeit ist ein DMS anzuschaffen. Sie wollen sich nur noch einmal vergewissern, ob auch Dritte derselben Ansicht sind. Folgen Sie Ihrer Intuition: Gönnen Sie Ihrem Unternehmen eine DMS-Software.

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